Source2Innovate begeleidt grote en kleine organisaties bij het tenderen van IT dienstverlening.
Source2innovate ziet twee fasen in Tenders. De eerste fase is een intern traject dat er voor zorgt dat de klant alles georganiseerd heeft om het tender proces soepel te doorlopen. De tweede fase is de daadwerkelijke tender waarbij wij de klant begeleiden tot aan de contractering.
Stap 1 | Tender Ready
Interne voorbereiding – IST
Wanneer een organisatie een aantal jaren dienstverlening gaat inkopen, is het van essentieel belang dat zij de huidige situatie goed in beeld heeft. Dit wordt vaak aangeduid met IST. Source2Innovate helpt met het in kaart brengen van het IT landschap, de onderliggende contracten en de kengetallen die nodig zijn voor de tender. Soms kan dit snel, soms is dit een aardig karwei.
Future proof – SOLL
Omdat contracten meestal meerjarig zijn is het belangrijk dat een organisatie een strategie of visie heeft voor de komende 5 jaar. Dit maakt het mogelijk om toekomstgerichte dienstverlening uit te vragen. Dit wordt vaak aangeduid met SOLL. Sommige organisatie hebben een heel helder beeld waar ze over 5 jaar willen zijn, andere zijn nog wat zoekend. Source2Innovate helpt door de expertise van dienstverleners te gebruiken om de bestaande visie te challengen of een nieuwe visie te bouwen. Deze marktconsultaties zijn het begin van dialogen met marktpartijen die de aanpak van Source2Innovate gedurende het gehele tender traject kenmerkt.
Stap 2 | Smart Tendering
Request for Proposal (RFP)
Source2Innovate ondersteunt haar klanten met best practice templates waarin de tender kan worden gegoten. Het RFP format, een uitgewerkt programma van eisen, een prijzenblad en contract templates zorgen ervoor dat er een rode draad loopt van de definitie en selectie tot aan de uiteindelijke contractbepalingen.
Dialoog
Onze aanpak kenmerkt zich door het in een vroeg stadium betrekken van de markt. Omdat er steeds meer as a service wordt uitgevraagd, is het logisch om de marktpartijen te betrekken bij het definieren van de gewenste dienstverlening.
De dialoog met de markt begint bij ons al vóór de daadwerkelijke tender, wanneer in marktconsultaties de IT visie en of specifieke IT vraagstukken aan de markt worden voorgelegd.
Ook tijdens het tenderprocess bouwen wij doorgaans één of meer dialoogsessies in, waarin de uitvraag wordt aangescherpt met de beste ideeën die uit de inschrijvingen komen. Deze aanpak is gebaseerd op de ‘concurrentie gerichte dialoog’, een beproefde methode die wordt gebruikt in officiele Euopese Aanbestedingen. Bij private tenders past Source2Innovate vaak een vereenvoudigde vorm van deze methode toe.
Cultuur
De tender duurt meestal enkele maanden, het contract dat gesloten wordt, is voor enkele jaren. Het is belangrijk dat de cultuur van de dienstverlener past bij de cultuur van onze klant. Gedurende de tender besteden wij hier specifiek aandacht aan. Meestal organiseren we als onderdeel van de tender bedrijfsbezoeken waarin de ontmoeting tussen de IT teams centraal staat.
Longlisting en Shortlisting
Source2Innovate heeft en brede kennis van de markt. Wij zijn in staat om geschikte kandidaten op te lijnen voor een longlist. Samen met de klant bespreken we hoe we in één of meerdere stappen tot een shortlist komen.